外構会社のメール返信をChatGPTで作る方法｜コピペ用プロンプト・例文付き

お問い合わせへの返信を書こうとして、思った以上に時間がかかってしまったことはありませんか？

伝える内容は決まっているのに、

「失礼な言い方になっていないか」

「説明が分かりにくくないか」

「もう少しやわらかく伝えたい」

と考えているうちに、文章がなかなかまとまらないこともあります。

そんなときは、ChatGPTにメールのたたき台を作ってもらうと、文章を考える負担を減らせます。

ChatGPTでは、外構会社のお客様対応に使うメールも作成できます。ただし、お客様から届いたメールをそのまま貼り付けるのは避けましょう。氏名や住所などを削除し、返信に必要な内容だけを伝えてください。

この記事では、外構会社がChatGPTを使ってメール返信を作る方法を、コピペ用プロンプトと例文付きで紹介します。

ChatGPTの基本的な使い方から知りたい方は、外構会社でChatGPTを活用する方法も参考にしてください。

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ChatGPTで外構会社のメール返信は作れる？

ChatGPTを使うと、お客様から届いたお問い合わせの内容を整理し、返信文のたたき台を作れます。

次のようなメールに活用できます。

• 初めてのお問い合わせへの返信
• 現地調査の日程調整
• 見積もりに必要な情報の確認
• 見積書を送付するときの案内
• 工事日程に関する連絡
• 対応できない依頼へのお断り
• 返信が遅れたときのお詫び
• 工事完了後のお礼

伝えたい内容を箇条書きにして渡し、件名と本文をまとめてもらう使い方も便利です。

ただし、ChatGPTは、お客様との過去のやり取りや自社の予定、現場の進み具合までは把握していません。入力していない内容を、文章の流れに合わせて補ってしまうこともあります。

文章の作成はChatGPTに手伝ってもらい、内容が正しいかどうかは担当者が確認しましょう。

メール返信を作る前に整理したい5つの情報

読みやすく、誤解のないメールを作るには、先に必要な情報を整理しておくとスムーズです。

少なくとも、次の5つを確認しておきます。

1．誰に返信するのか

まず、相手との関係を伝えます。

• 初めてお問い合わせをいただいたお客様
• 現地調査の日程を調整しているお客様
• 見積書を提出済みのお客様
• 工事中のお客様
• 工事が完了したお客様
• 取引先や協力会社

初めてのお客様と、すでに何度か打ち合わせをしているお客様では、必要な説明や言葉遣いが変わります。

2．何について返信するのか

次に、今回のメールで伝えたいことを決めます。

• お問い合わせを受け付けたことを伝える
• 希望する工事内容を確認する
• 現地調査の候補日を案内する
• 見積書の提出時期を伝える
• 工事日の変更をお願いする
• 対応できないことを伝える

一通のメールに多くの用件を詰め込むと、相手が何に返事をすればよいのか分かりにくくなります。

確認したいことが複数ある場合は、番号や箇条書きを使って整理すると伝わりやすくなります。

3．お客様から届いた内容

お客様から届いたメールを、そのままChatGPTへ貼り付ける必要はありません。

個人情報を除き、返信に必要な部分だけを抜き出します。

この内容であれば、氏名や詳しい住所、電話番号がなくても返信文を作れます。

4．こちらから伝えたい内容

メールに入れたい内容も、先に箇条書きにしておきます。

現地調査の日程を案内する場合は、次のように整理します。

お客様から届いた内容と、こちらから伝えたい内容を分けておくと、回答の抜けを防ぎやすくなります。

5．確定していないこと

まだ決まっていないことや、現時点では約束できないことも伝えておきます。

特に金額や工期は、曖昧な情報が断定的な文章に変わっていないか注意が必要です。

ChatGPTでメール返信を作る5つの手順

1．お客様のメールから要点を抜き出す

最初に、お客様から届いたメールの要点を箇条書きにします。

この段階で、氏名、詳しい住所、電話番号、メールアドレスなど、文章の作成に必要のない個人情報を削除しておきます。

2．返信で伝えたい内容を整理する

次に、質問への回答、候補日、確認事項など、こちらから伝えたい内容をまとめます。

きれいな文章にする必要はありません。まずは、必要な情報を正確にそろえましょう。

3．希望する文章の雰囲気を決める

同じ内容でも、言葉遣いによってメールの印象は変わります。

• 丁寧で落ち着いた文章
• やわらかく相談しやすい文章
• 簡潔で要点が分かりやすい文章
• お詫びの気持ちが伝わる文章
• 丁寧さを保ちながら、断る意思が伝わる文章

「丁寧にしてください」だけでなく、「過度にかしこまらず、初めてのお客様にも読みやすい文章」と伝えると、希望に近い文章になりやすくなります。

4．プロンプトを入力する

整理した内容を、下で紹介するプロンプトに当てはめてChatGPTへ送ります。

会社名や担当者名を入力したくない場合は、【会社名】【担当者名】などの仮の表記で作ってもらい、完成後に書き換えます。

5．内容を確認してから送信する

ChatGPTが作ったメールを読み、次の点を確認します。

• お客様の質問に答えているか
• 日時や数字が正しいか
• 確定していない内容を約束していないか
• 相手にしてほしいことが分かるか
• 自社の普段の言葉遣いと合っているか
• 丁寧すぎて読みにくくなっていないか

本文を整えたら、宛名や署名を加えます。宛先や添付ファイルも確認してから送信してください。

外構会社向けメール返信プロンプト

以下のプロンプトをコピーし、【　】の中を自社の状況に合わせて書き換えてください。

このプロンプトは、日程調整や見積書の送付、お詫び、お断りなど、さまざまなメールに応用できます。

ChatGPTで作成した現地調査の日程調整メール

ここでは、大阪府吹田市で新築外構を検討しているお客様から、現地調査についてお問い合わせがあった場合を例にします。

ChatGPTに伝える情報

作成されたメールの例

この例では、現地調査に対応できることを先に伝え、そのあとに候補日とお客様にお願いしたいことをまとめています。

メールを読んだお客様が、何を返信すればよいのか迷いにくい構成です。

※日付と曜日は説明用の架空例です。実際に使用するときは、カレンダーと自社の予定を確認してください。

お断りのメールもChatGPTで作れる

希望する時期に工事を受けられない場合や、対応地域外からお問い合わせがあった場合など、お断りのメールは言葉選びに迷いやすいものです。

ChatGPTへ依頼するときは、「やわらかく断ってください」だけでなく、対応できない理由と今後の見通しも正確に伝えます。

希望時期に対応できない場合の指示例

作成されたメールの例

理由を長く説明しすぎると、言い訳のように受け取られることがあります。

「対応できないこと」「今後の見通し」「お問い合わせへの感謝」を簡潔に伝えれば、必要な内容は十分に届きます。

ChatGPTで作ったメールを自然に直す方法

ChatGPTが作ったメールは、丁寧ではあるものの、かしこまりすぎたり、同じ意味の言葉が続いたりすることがあります。

次のような表現が重なると、少し機械的な印象になります。

日本語として間違っているわけではありませんが、一般のお客様への返信としては、少し堅く感じられるかもしれません。

次のように整えると、丁寧さを保ちながら読みやすくなります。

自然なメールに仕上げるポイントは、次の5つです。

• 「いただく」を一文の中で繰り返さない
• 長い前置きを入れず、質問への回答を先に書く
• 「幸いです」「申し上げます」を続けすぎない
• お詫びの言葉を何度も重ねない
• 相手にしてほしいことを最後にはっきり書く

丁寧な文章とは、難しい言葉を並べた文章ではありません。相手が迷わず内容を理解できることも、丁寧な対応の一つです。

思った文章にならないときの追加指示

最初に作られたメールがイメージと違っても、すべてを作り直す必要はありません。

気になる部分を伝えて、少しずつ調整します。

文章を短くしたいとき

かしこまりすぎているとき

結論を分かりやすくしたいとき

断る意思を明確にしたいとき

冷たい印象をやわらげたいとき

件名だけ考えたいとき

ChatGPTでメール返信を作るときの注意点

お客様のメールをそのまま貼り付けない

お客様から届いたメールには、氏名や住所、電話番号などの個人情報が含まれている場合があります。

ChatGPTへ相談するときは、次のように置き換えてください。

• 氏名：お客様、A様
• 詳しい住所：大阪府吹田市など、市区町村まで
• 電話番号：削除
• メールアドレス：削除
• 建築会社名：必要がなければ削除
• 現場を特定できる情報：削除または一般化

見積書や契約書などのファイルを扱う場合も、個人情報や社外秘の情報が含まれていないか、事前に確認します。

日時や金額を必ず確認する

ChatGPTは、入力されていない日時や金額を、文章の流れに合わせて補うことがあります。

特に、次の項目は送信前に確認してください。

• 日付と曜日
• 連絡期限
• 訪問時間
• 所要時間
• 見積金額
• 支払条件
• 工期
• 商品名
• 保証内容

数字が一つ違うだけでも、お客様との行き違いにつながります。

確定していないことを約束しない

「対応できる可能性があります」と伝えたい場面でも、ChatGPTが「対応いたします」と書いてしまうことがあります。

着工時期や在庫、金額などが決まっていない場合は、次のように事実に合った表現へ直します。

• 確認後、あらためてご連絡します
• 現地調査後にご案内します
• 現時点では確定しておりません
• ご希望として承ります
• 対応の可否を確認します

お客様の希望を聞くことと、その内容に対応すると約束することは別です。確定していない内容は、決定したように読める書き方を避けてください。

ChatGPTのデータ設定を確認する

個人向けChatGPTでは、「データコントロール」から、会話をモデルの改善に使用するかどうかを選べます。

Temporary Chatはモデルの改善に使われず、履歴にも残りません。ただし、安全上の理由から、会話のコピーが最大30日間保持される場合があります。

詳しくは、OpenAIの公式情報をご確認ください。

• ChatGPTのデータコントロール｜OpenAI公式
• Temporary Chatについて｜OpenAI公式

設定の有無にかかわらず、外部へ知られると困る情報は初めから入力しないようにしましょう。

メールを送信する前のチェックリスト

ChatGPTで返信文を作ったあとは、次の項目を確認します。

• お客様の質問に答えているか
• 件名だけで用件が分かるか
• 宛名に間違いがないか
• 日付と曜日が合っているか
• 金額や工期が正しいか
• 確定していないことを約束していないか
• 相手にしてほしいことが分かるか
• 個人情報や社内情報が残っていないか
• 添付ファイルを付けたか
• 宛先のメールアドレスが正しいか
• 署名が入っているか

文章が完成した直後は、書き終えた安心感から、宛先や添付ファイルを見落とすことがあります。

本文を確認したあと、一度画面から目を離して、送信直前にもう一度チェックするのがおすすめです。

よくある質問

お客様から届いたメールをChatGPTへ貼り付けてもよいですか？

個人情報を含んだメールを、そのまま貼り付けるのは避けましょう。

氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを削除し、返信に必要な内容だけを箇条書きにして伝えてください。

ChatGPTが作ったメールをそのまま送ってもよいですか？

内容を確認せず、そのまま送信するのは避けてください。

日時、金額、工期、商品名などに間違いがないか確認し、お客様とのやり取りや自社の状況に合う文章へ整えてから送ります。

お断りのメールも作れますか？

ChatGPTでも、お断りのメールを作れます。

対応できない理由、今後対応できる可能性、代わりに案内できることの有無を正確に伝えてください。

受付の再開時期が決まっていない場合は、今後対応できると期待させる表現を使わないよう指示します。

以前のメールと同じ雰囲気にできますか？

個人情報や機密情報を削除した過去のメールを例として示し、「この文章の丁寧さや文の長さに合わせてください」と依頼する方法があります。

ただし、過去のメールに含まれる氏名、住所、金額などは、必ず削除してください。

メールの件名も考えてもらえますか？

本文と一緒に作れます。

「現地調査日程について」「お見積書送付のご案内」など、用件がひと目で分かる件名を依頼しましょう。

まとめ｜ChatGPTはメール返信の下書きに使う

ChatGPTを使うと、メールの言葉選びに悩む時間を減らせます。

うまく活用するポイントは、次の3つです。

• お客様から届いた内容と、返信で伝えたい内容を分けて整理する
• 個人情報を削除し、必要な情報だけを入力する
• 日時や金額を確認し、最後は人が判断して送信する

ChatGPTに返信を任せきるのではなく、情報の整理と下書きを手伝ってもらう感覚で使うと、無理なく日々の業務へ取り入れられます。

お客様へのメール返信をもっとラクにしたい方へ

「失礼のない言い方を考えるのに時間がかかる」

「お断りのメールをどう書けばよいか迷う」

「担当者によって文章の雰囲気が変わってしまう」

そんな外構会社のメール対応を支えるのが、SumiREの「AI003｜AIメール返信社員」です。

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